Como Criar Validação de Dados no Excel?
Evite erros na planilha com listas suspensas e regras de validação
Para criar validação de dados no Excel, selecione as células desejadas, vá em Dados > Validação de Dados, escolha o tipo de validação (como Lista) e defina os critérios permitidos. Dessa forma, o Excel restringe automaticamente o que pode ser digitado nessas células, evitando erros de preenchimento.
A validação de dados é uma das ferramentas mais úteis do Excel quando você quer controlar o que as pessoas digitam na sua planilha. Afinal, quem nunca recebeu uma planilha toda bagunçada porque alguém digitou informações erradas? Com a validação, você evita esse problema de maneira simples e eficaz.
Neste guia completo, vou te mostrar como criar diferentes tipos de validação no Excel. Além disso, você vai aprender a criar listas suspensas (dropdowns), definir intervalos numéricos permitidos e até personalizar mensagens de erro. Assim sendo, suas planilhas ficarão mais profissionais e livres de erros.
Passo a Passo: Como Criar Validação de Dados no Excel
Vou mostrar primeiro o tipo de validação mais comum: a lista suspensa. Depois que você entender esse processo básico, será fácil aplicar outros tipos de validação.
Passo 1: Selecione as Células que Receberão a Validação
Primeiramente, clique na célula (ou selecione várias células) onde você quer aplicar a validação. Por exemplo, se você tem uma coluna de “Status” onde só aceita “Aprovado”, “Pendente” ou “Reprovado”, selecione todas as células dessa coluna que precisarão dessa regra.
Dica importante: Você pode selecionar células não adjacentes mantendo a tecla Ctrl pressionada enquanto clica. Dessa maneira, aplica a mesma validação em lugares diferentes da planilha de uma só vez.
Passo 2: Abra a Janela de Validação de Dados
Com as células selecionadas, vá até a aba “Dados” na faixa de opções do Excel. Em seguida, clique em “Validação de Dados” (em algumas versões aparece apenas o ícone com uma marca de verificação verde). Uma janela com três abas vai aparecer: Configurações, Mensagem de entrada e Alerta de erro.
Por enquanto, vamos focar na aba “Configurações”, que é onde definimos as regras. Certamente, essa é a parte mais importante do processo.
Passo 3: Defina o Tipo de Validação
Na aba “Configurações”, você verá um campo chamado “Permitir”. Clique nele e escolha o tipo de validação que precisa. Os tipos mais comuns são:
- Lista: Cria uma lista suspensa com opções pré-definidas (o mais usado)
- Número inteiro: Aceita apenas números inteiros dentro de um intervalo
- Decimal: Aceita números com casas decimais
- Data: Permite apenas datas válidas
- Hora: Restringe a entrada apenas para horários
- Comprimento do texto: Limita a quantidade de caracteres
Para criar uma lista suspensa, escolha “Lista”. Logo após, um novo campo chamado “Fonte” aparecerá. É aqui que você define as opções que vão aparecer na lista.
Passo 4: Defina as Opções da Lista
No campo “Fonte”, você tem duas opções para definir os itens da lista:
Opção 1 – Digitar direto: Digite as opções separadas por ponto e vírgula. Por exemplo: Aprovado;Pendente;Reprovado. Essa é a forma mais rápida para listas pequenas.
Opção 2 – Referenciar células: Clique no ícone ao lado do campo Fonte e selecione um intervalo de células que contém suas opções. Por exemplo, se suas opções estão nas células F1:F3, selecione esse intervalo. Essa opção é melhor quando a lista é grande ou pode mudar posteriormente.
Deixe marcada a opção “Menu suspenso na célula” para que apareça a setinha de dropdown. Finalmente, clique em OK.
Passo 5: Teste a Validação
Depois que aplicar a validação, teste clicando nas células. Você verá uma pequena seta na lateral direita da célula. Ao clicar nessa seta, as opções da lista aparecem. Escolha uma opção e ela será inserida automaticamente. Se tentar digitar algo que não está na lista, o Excel mostrará uma mensagem de erro.
Se algo não funcionar como esperado, selecione as células novamente e vá em Dados > Validação de Dados para ajustar. Dessa maneira, você pode refinar as configurações até ficar perfeito.
Tabela: Tipos de Validação e Quando Usar
| Tipo de Validação | Quando Usar | Exemplo |
|---|---|---|
| Lista | Opções pré-definidas | Status, categorias, departamentos |
| Número inteiro | Apenas números sem decimais | Idade, quantidade, ano |
| Decimal | Números com casas decimais | Preço, nota, percentual |
| Data | Apenas datas válidas | Prazo, nascimento, vencimento |
| Comprimento | Limitar caracteres | CEP (8 dígitos), CPF (11 dígitos) |
Erros Comuns ao Criar Validação de Dados
Mesmo sendo um processo relativamente simples, algumas pessoas encontram dificuldades. Vou mostrar os problemas mais frequentes e como resolvê-los.
Erro 1: Esquecer o Ponto e Vírgula ao Digitar a Lista
Quando você digita as opções direto no campo Fonte, é obrigatório usar ponto e vírgula (;) para separar os itens. Se usar vírgula (,) ou outro separador, o Excel não entenderá como itens diferentes. Por conseguinte, toda a lista aparecerá como um único item.
Solução: Sempre use ponto e vírgula entre as opções. Exemplo correto: Sim;Não;Talvez
Erro 2: Selecionar as Células da Lista com os Cabeçalhos
Se você optar por referenciar células para a lista, tome cuidado para não incluir o cabeçalho da coluna. Caso contrário, o nome da coluna aparecerá como uma das opções da lista.
Solução: Selecione apenas as células com os dados, não o cabeçalho. Se seus dados estão em A2:A5, selecione exatamente esse intervalo, não A1:A5.
Erro 3: Não Marcar “Menu Suspenso na Célula”
Existe uma caixinha chamada “Menu suspenso na célula” que deve estar marcada para que a setinha de dropdown apareça. Se você desmarcar isso, a validação ainda funciona (o Excel rejeita valores inválidos), mas não aparece a listinha clicável. Portanto, fica menos intuitivo para o usuário.
Solução: Sempre deixe essa opção marcada, a menos que tenha um motivo específico para ocultá-la.
Erro 4: Aplicar Validação em Células que Já Têm Dados Inválidos
O Excel permite aplicar validação mesmo em células que já contêm dados que não passariam na validação. Isso pode causar confusão. Por exemplo, você aplica validação para aceitar apenas números de 1 a 10, mas a célula já tem o número 15. O Excel não apaga o 15 automaticamente.
Solução: Após aplicar validação, use Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos para identificar células com dados que violam as regras. Em seguida, corrija manualmente essas células.
Dica Extra: Personalize Mensagens de Entrada e Alerta de Erro
A validação de dados não se limita apenas a restringir valores. Você também pode criar mensagens personalizadas para orientar os usuários. Essa é uma funcionalidade pouco conhecida mas extremamente útil.
Criar Mensagem de Entrada
Na janela de Validação de Dados, vá até a aba “Mensagem de entrada”. Marque a opção “Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula”. Em seguida, preencha o título e a mensagem. Essa mensagem aparecerá em uma caixinha amarela sempre que alguém clicar na célula, antes mesmo de digitar algo.
Exemplo prático:
- Título: “Status do Pedido”
- Mensagem: “Escolha uma opção: Aprovado, Pendente ou Reprovado”
Dessa maneira, você orienta o usuário sobre o que deve ser preenchido ali. É especialmente útil quando você compartilha a planilha com pessoas que não estão familiarizadas com ela.
Personalizar Alerta de Erro
Na aba “Alerta de erro”, você pode customizar a mensagem que aparece quando alguém tenta digitar um valor inválido. Marque “Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos” e escolha o estilo:
- Parar: Impede totalmente a entrada de dados inválidos (mais restritivo)
- Aviso: Mostra aviso mas permite ignorar
- Informações: Apenas informa mas não bloqueia
Recomendo usar “Parar” para campos críticos e “Aviso” para campos onde há exceções ocasionais. Assim sendo, você mantém controle mas com alguma flexibilidade quando necessário.
Perguntas Frequentes sobre Validação de Dados no Excel
Como remover validação de dados de uma célula?
Selecione as células com validação, vá em Dados > Validação de Dados e clique no botão “Limpar tudo” no canto inferior esquerdo da janela. Logo depois, clique em OK. A validação será removida e as células voltarão a aceitar qualquer valor.
Posso criar uma lista suspensa com dados de outra planilha?
Sim! Ao definir a fonte da lista, clique no ícone de seleção e navegue até a outra planilha. Selecione o intervalo desejado. Todavia, a outra planilha precisa estar no mesmo arquivo (pasta de trabalho). Não funciona com arquivos separados.
Como copiar validação de uma célula para outra?
Copie a célula com validação (Ctrl+C), selecione as células de destino e use Colar Especial (Ctrl+Alt+V). Na janela que abre, escolha “Validação” e clique em OK. Dessa forma, apenas a regra de validação é copiada, sem o conteúdo.
A validação funciona se eu copiar e colar valores?
Depende. Se você copiar de fora do Excel e colar, a validação NÃO impede. Ela só valida quando você digita manualmente ou seleciona da lista. Por isso mesmo, é importante orientar os usuários a não colarem dados de fora.
Posso criar lista suspensa dependente (cascata)?
Sim! É possível criar listas onde a segunda lista muda conforme o que foi selecionado na primeira. Todavia, isso exige o uso de intervalos nomeados e é um pouco mais avançado. Em geral, usa-se a função INDIRETO junto com nomes definidos.
Quantas opções posso ter em uma lista suspensa?
Tecnicamente, o Excel suporta até 32.767 caracteres no campo Fonte. Na prática, não há limite específico de itens, mas listas muito longas ficam impraticáveis. Se precisar de muitas opções, considere usar PROCV ou outra solução ao invés de lista suspensa.
Conclusão
Criar validação de dados no Excel é uma habilidade essencial para quem quer planilhas profissionais e livres de erros. Com os quatro passos básicos (selecionar, abrir validação, definir tipo e configurar opções), você já consegue implementar a maioria das validações necessárias no dia a dia.
Lembre-se de sempre testar suas validações antes de compartilhar a planilha. Além disso, use mensagens personalizadas para orientar os usuários sobre o que devem preencher. Dessa maneira, você reduz drasticamente erros de preenchimento e retrabalho.
Comece aplicando validação em planilhas simples para praticar. Logo após dominar listas básicas, experimente outros tipos como números, datas e comprimento de texto. Com o tempo, você criará validações cada vez mais sofisticadas.
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